انجمن علمی دانشجویان روابط عمومی کیش

مدیریت روابط عمومی

·        روابط عمومی و سازمان

·        روابط عمومی به عنوان یک بخش سازمان

·        انتظارات متقابل روابط عمومی و مدیریت از یکدیگر

·        عوامل موثر بر سازمان و نقش روابط عمومی در آن  درون سازمانی – برون سازمانی

·        وظایف روابط عمومی ها در سازمان

·        ویژگی های کلی یک طرح ارتباطی

ارتباط بین روابط عمومی و سازمان

روابط عمومی بیانگر تفاهم دو جانبه بین یک سازمان یا فرد یا گروهی از اشخاص و سازمانهاست تا شهرتی را که وجود دارد توسعه دهد. هنر روابط عمومی جهت دادن به روابط در جهت اهداف فرد یا سازمان است.

روابط عمومی باید هم منافع سازمان و هم منافع اهداف و مخاطب را در نظر بگیرد و دوسویه باشد.

مخاطبان در سازمان 3 دسته هستند:

1-    سازمان را می شناسند و دوست دارند ، نسبت به سازمان رضایت دارند. (مخاطبین راحفظ و تقویت کنند.)

2-    گروهی که سازمان را می شناسند ، اما از ان رضایت ندارند و دوست ندارند. (مخاطبان را جذبشان کند.)

3-    مخاطبانی که نه سازمان را می شناسند و نه دوست دارند و رضایت ندارند.(اطلاع رسانی و شناساندن سازمان به مخاطب)

وظایف روابط عمومی این است که گروه 2 و 3 را به گروه 1 تبدیل کنند.

روابط عمومی به عنوان بخشی از سازمان

به دو صورت هستند :

آشکار = مدیر سازمان، واحد روابط عمومی انتخاب می کند و در چارت سازمانی اداری است.

پنهان =  افرادی متشکل از 1 یا چند کارمند را به خود اختصاص می دهد که کارهای روابط عمومی را انجام دهند.

روابط عمومی وزارت علوم = واحدهای گسترده دارد. مدیرکل

دانشگاه جامع = مدیر روابط عمومی

مرکز علمی کاربردی کیش = مسئول روابط عمومی

انجمن علمی دانشجویی = ارتباط با انجمن های تخصصی دیگر ، ارتباطات الکترونیک ، مراسم و تشریفات ،

 مزیت های روابط عمومی:

·        عضویت در یک تیم

·        اطلاعات و دانش سازمانی

·        اقتصاد سازمانی

·        امکان همکاری و تعاون

ت ت ت = تجربه ، تخصص ، تعهد سه اصل مدیریت

روابط عمومی و مدیریت سازمان

شهرت و کارکرد روابط عمومی یک سازمان، ارتباط نزدیکی با مقامات ارشد و نگرش مدیران عالی به روابط عمومی دارد. و اصولا کارکرد روابط عمومی ها تا حد زیادی تابعی از عملکرد مدیران  سازمان است.

موفقیت دراز مدت یک روابط عمومی در سازمان بستگی به عوامل زیر دارد:

1-    تعهد و مشارکت و نگرش مدیران

2-    تعهد متخصصان روابط عمومی

3-    متمرکز کردن سیاست گذاری

4-    ارتباط با مخاطبان داخلی و خارجی

5-    هماهنگ کردن تلاشها در جهت اهداف سازمان

کسب حمایت برای روابط عمومی در نمودار و چارت سازمانی متناسب با اهداف سازمان، (نه متضاد با آن) یکی از مباحث مهم در ارتباط بین روابط عمومی و مدیریت سازمان است.

انتظارات متقابل روابط عمومی و مدیریت از یکدیگر

1-  انتظارات مدیر = وفاداری و صداقت – کمک به مدیریت در اتخاد تصمیمات صحیح – سوم مخاطب شناسی به معنی طبقه بندی مخاطبان – به منظور شناخت آنان (مخاطب شناس باشد.) -   تجزیه و تحلیل اطلاعات برای مدیریت همراه با ارائه پیشنهاد – متقاعد ساختن سایر اعضای سازمان در این جهت که سازمان در زمینه رفاه آنها کار می کند.

2-  انتظارات روابط عمومی از مدیریت = رهبری و هدایت روابط عمومی در جهت مثبت – پشتیبانی از سیاست های ارتباطی تصویب شده در سازمان – تامین بودجه لازم برای فعالیت ها – کمک به اجرای طرحهای تحقیقاتی در زمینه روابط عمومی و ارتباطات سازمان

عوامل موثر بر سازمان و نقش روابط عمومی :

عوامل سازمانی =

·        نیروی انسانی

·        ساختار سازمانی

·        قوانین و مقررات حاکم بر سازمان

·        ابزار و امکانات

·        سیاست ها و خط مشی ها

·        فرهنگ سازمانی

عوامل محیطی =   

·        فرهنگی

·        اجتماعی

·        اقتصادی

·        سیاسی

·        تکنولوژی

عوامل محیطی و عوامل سازمانی

*جدول عوامل موثر بر درون سازمان و برون سازمانی و نقش روابط عمومی

بحران هم می تواند فرصت باشد هم می تواند تهدید باشد.

نقش روابط عمومی در عوامل درون سازمانی و برون سازمانی چیست؟

·        بررسی جمع آوری و آگاهی از انتظارات و تمایلات جامعه و انتقال آنها به درون سازمان.

·        جمع بندی طبقه بندی و گردآوری گزارش عملکردها و اقدامات سازمان برای انتقال به جامعه است.

نگرش سیستمی = ورودی – فرایند – خروجی – بازخورد – تعادل

بازخورد ------- جامعه -------- مدیریت ------- اصلاح و بهبود عملکرد سازمان

ارتباط با رسانه ها ، ارتباطات الکترونیک ، امور مخاطبین واحدهای روابط عمومی هستند.

·        تلفیق ، ایجاد تطابق و سازگاری میان خواسته های جامعه و عملکرد سازمان.

بعد اطلاع رسانی اگر قوی باشد معرفی سازمان در جامعه قوی تر می شود.

وظایف روابط عمومی ها در سازمان :

1-  ارتباطی =  تصویر مثبت و واقع بینانه در سازمان با تاکید بر ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی ترسیم نماید.   از جمله گرفتن بازخورد از مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی. ارتباط از طریق آموزش .(برگزاری دوره های آموزشی). تشویق به کار گروهی و پرهیز از فردمحوری . آشنایی با بودجه بندی و نحوه هزینه کردن فعالیت های روابط عمومی.

2-  ترویجی – تبلیغی = از طریق فعالیت های انشاراتی و تبلیغاتی ، و برگزاری گردهمایی ها نمایشگاهها و سمینارها ، و نیز از طریق ظهور و حضور در فضای مجازی صورت میگیرد.

ویژگیهای کلی یک طرح ارتباطی :

1-    هیچ تکنیکی در برنامه های ارتباطی به تنهایی کارآمد نیست .

2-    عمل مهمتر از حرف است، و در هر برنامه ارتباطی مسائل کاربردی باید شناسایی شود.

3-    برنامه ارتباطی باید بر اساس اعتماد پایه ریزی شود.

4-    برنامه ارتباطی باید متناسب با مخاطبان باشد.

5-    برنامه ارتباطی باید جذاب باشد نه تدافعی .

6-    در برنامه های ارتباطی مفهوم دوسویه بودن ارتباطات مورد توجه قرار می گیرد.

7-    اطلاعات ارایه شدن به مخاطبان در سطح اول باشد.

8-    برنامه ارتباطی زمانبر است و باید به مراحلی تقسیم بندی شود.

9-    سرپرستان در حلقه برنامه ارتباطی قرار گیرند.